Transparent und durchgängig

Management-Software stellt Werkzeug- und Formenbauer zufrieden

Der Werkzeug- und Formenbau gilt ¿ zumindest wenn es um neue Fertigungstechnologien geht ¿ als fortschritt-
liche Branche. Betrachtet man allerdings die aktuellen Organisations- und Informationsstrukturen, sind viele
Betriebe nicht gerade up-to-date: Es existieren EDV-Systeme für die kaufmännische Verwaltung, im CAM- und
Fertigungsbereich dominieren Laufzettel und Zeichnungen, und vielleicht erfasst ein BDE-System die Arbeits-
zeiten. Die Auftrags- und Produktionsverfolgung wird heute noch häufig manuell gelöst oder mit Insellösungen, die oft keine oder nur manuelle Schnittstellen zueinander haben. Alles in allem eine Organisation, die deutliche Schwachstellen aufweist.

Im Gegensatz zur Fertigungstechnologie weist die Organisation im Werkzeug- und Formenbau häufig deutliche Mängel auf, so beispielsweise fehlerhaft eingegebene und verwaltete Informationen oder die Kosten für mehrfache Daten- und Systempflege. Eine Ausnahme ist der Werkzeug- und Formenbauspezialist Bierlein & Schwarz, Kalchreuth, der bezüglich seiner Organisations- und Informationsstruktur schon seit einigen Jahren weiter war als viele andere, aber dennoch nicht zufrieden. Denn angesichts des Fortschritts im EDV-Bereich wuchsen natürlich auch seine Ansprüche. Geschäftsführer Martin Günther: ¿Der Funktions-umfang unserer damaligen Softwarelösung war einfach zu gering, gemessen an den heutigen Möglichkeiten.¿ Die Grundausrichtung des Sys-tems passte zwar genau für den Werkzeug- und Formenbau, aber die Durchgängigkeit vom Ange-bot bis zur Rechnungsstellung sowie die An-bindung an Finanzbuchhaltung und Werkstattsteuerung waren nur rudimentär vorhanden.
 Gemeinsam mit Zwicker Systems, dem Ausrüster von Bierlein & Schwarz für die automatisierte Fertigungssteuerung, versuchte man zunächst, die Schwachstellen auszumerzen. Martin Günther erklärt: ¿Nachdem wir über eini-ge Zeit versucht hatten, die Schnittstellen zu optimieren ¿ ohne den gewünschten Erfolg ¿, fragten wir schließlich bei Zwicker nach, ob es nicht eine andere Lösung für unser Problem gäbe. Die Antwort kam prompt: die Management-Software WorkPLAN von Sescoi.¿
 Randolf Szegfü, für WorkPLAN zuständiger Vertriebsleiter bei Sescoi, präsentierte daraufhin das Leistungsspektrum seiner Software, das ein Konzept zur Werkstattsteuerung und automatisierten Auftragsverfolgung umfasst. Für Martin Günther und seine Kollegen klang das so überzeugend, dass sie sich ohne weitere Benchmarks im November 2000 für WorkPLAN entschieden. Entsprechende Strukturen wurden angelegt, die Datenbank gefüttert und Mitarbeiter geschult. Im April 2001 ging WorkPLAN dann in Betrieb. Zwar gibt es noch ein paar Bereiche, die weiter vertieft werden müssen, doch Geschäftsführer Martin Günther ist von der Entscheidung für Sescoi überzeugt: ¿Uns war von vornherein klar, dass nicht gleich alle unsere Wünsche in Erfüllung gehen würden, und es eine Weile dauern wird, bis wir unser Endziel erreichen. Trotzdem, die Transparenz und Durchgängigkeit von heute ist kein Vergleich mehr zu der Situation von vor einem Jahr.¿
 Drei Hauptanforderungen hat Bierlein & Schwarz an WorkPLAN gestellt: Erstens sollte die Durchgängigkeit vom Auftragseingang über die Kalkulation bis hin zum Lieferschein und der Rechnung erreicht werden. Die zweite Forderung betraf die Durchgängigkeit im gesamten Rechnungswesen: Egal ob bestellt wird oder ob Lieferantenrechnungen eingehen, alles muss einheitlich über die Finanzbuchhaltung laufen. Dazu kam als dritter Punkt die Transparenz der Aufträge: Die Übersicht über den Stand der Aufträge sowie die komplette Terminierung sollten gewährleistet sein.
 Um die Einführung von WorkPLAN so schnell und erfolgreich wie möglich über die Bühne zu bringen, müssen Grunddaten wie Zeitvorgaben, Stunden- und Materialsätze zur Verfügung stehen. Bei Bierlein & Schwarz ist das eine ganze Menge, denn das Angebot des Werkzeug- und Formenbauers ist so breit wie bei kaum einem anderen Mitbewerber: Realisiert werden Formen für komplexe Kleinteile über 64-f HK-Formen bis hin zum 17 t Etagenwerkzeug. Doch in der Vorgängersoftware und aus manuellen Berechnungen standen im 100 Mitarbeiter starken Unternehmen alle erforderlichen Daten schnell zur Verfügung, und die Motivation stimmte auch. Schließlich versprach das neue System Vorteile, die den Mitarbeiter direkt in seiner täglichen Arbeit betreffen.
 Inzwischen ist WorkPLAN ein wichtiger Bestandteil der Organisation beim Unternehmen Bierlein & Schwarz, das bezüglich Durchgängigkeit und Transparenz nun den erhofften deutlichen Schritt weiter ist. Jetzt stehen sämtliche Informationen nicht mehr ausschließlich dem Meister oder Gruppenleiter zur Verfügung, der die Kalkulation macht, sondern allen Mitarbeitern, die sich damit befassen müssen. Martin Günther konkretisiert: ¿Ein Kunde schickt uns Auftragsdaten zu, die erst visualisiert und danach von unseren Meistern, die als Projektleiter fungieren, kalkuliert werden. Sobald der Kostenplan formuliert ist, vergibt er per WorkPLAN eine Angebotsnummer und schickt das Angebot dem Kunden zu. Zu diesem Zeitpunkt weiß er bereits, mit welchen Aufwendungen er in welcher Abteilung zu rechnen hat ¿ wenn der Auftrag erteilt wird. Wird das Angebot noch geändert, so bekommt jeder eingebundene Mitarbeiter zeitgleich die neuen Informationen, und der Projektleiter kann darauf aufbauend die Auslastung der Fertigung neu berechnen und seine Mitarbeiter entsprechend einteilen. Ist der Auftrag im Haus, wird er in WorkPLAN angelegt und erhält eine ,selbsterklärende¿ Nummer, aus der Informationen wie Neuauftrag, Reparatur oder x-te Änderung auf einen Blick zu entnehmen sind. Anhand dieser Nummer ist eine eindeutige Identifikation bis zur Auslieferung möglich.¿ Ø
× In WorkPLAN sind alle mit dem Auftrag verbundenen Informationen hinterlegt, die mit diesem Auftrag befasste Mitarbeiter auf Knopfdruck abrufen können ¿ sei es, bei wem welche Zeichnung mit welchem Änderungsstand ist, oder welches Material an wessen Arbeitsplatz liegt. Denn was bei einem kleinen 5-Mann-Betrieb sich vielleicht noch per Zuruf klären lässt, funktioniert bei einem größeren Betrieb nicht mehr. Dank WorkPLAN kann sich der Mitarbeiter die notwendigen Angaben ¿just in time¿ auf seinem Rechner abrufen oder ausdrucken und spart so wertvolle Zeit und Nerven.
 Bis zur Rechnungsstellung läuft also der Auftrag mit eindeutiger Identifikation durch. So lässt sich nachvollziehen, wie viel Arbeits- und Maschinenzeit auf das Werkstück verwendet wurden, wodurch die Effizienz von einzelnen Arbeitsplätzen abgeschätzt und die Stundensätze einfacher angepasst werden können. Mit dieser Art von Nachkalkula-tion lassen sich außerdem realistische Preise für Werkzeuge errechnen und Termine bereits im Vorfeld genauer einschätzen.
 Auch das Material bestellt Bierlein & Schwarz inzwischen größtenteils über WorkPLAN. Der Auftrag geht mit genauer Bezeichnung, Bestell- und Auftragsnummer raus. Martin Günther ergänzt: ¿Diese Informationen erwarten wir auch auf der Rechnung, sonst wird nicht bezahlt. Denn auf diese Weise lässt sich jede Bestellung genau einem Auftrag oder einer Kostenstelle zuordnen.¿
 Laut Geschäftsführer Günther erfüllt WorkPLAN bereits knapp 90 Prozent seiner Anforderungen. ¿Was bei uns noch nicht im Einsatz ist, ist das kapazitative Übereinanderlegen der einzelnen Projekte ¿ mit Rückmeldung, was und wie viel in welchen Stunden insgesamt in der Produktion gearbeitet wird. Aber das kommt noch¿, ergänzt er zuversichtlich. Dann können die einzelnen Projektleiter ¿ ohne sich erst bei Kollegen zu erkundigen ¿ erkennen, ob noch irgendwo Kapazitäten frei sind. Fragt zum Beispiel ein Kunde am Telefon nach kurzfristig verfügbaren Fräskapazitäten, kann der Projektleiter künftig direkt am Rechner die Auslastung dieser Abteilung abfragen und sofort zu- oder absagen. Den Bedarf reserviert er ¿online¿ und wartet nur noch auf den schriftlichen Auftrag, um loslegen zu lassen. Die großen Vorteile des Systems, die Durchgängigkeit und Transparenz, kommen dann auch in der Termin- und Kapazitätsplanung voll zum Tragen. ¿Und gerade diese auf unsere Kunden spezialisierte Integration von den kaufmännischen Prozessen bis hin zu den technischen ermöglicht in einer aufgrund der Änderungsproblematik so schwierigen Branche die praxisnahe Planung von Aufträgen und Ressourcen. Es klappt mit Insellösungen oder nicht-spezialisierten Systemen einfach nicht¿, ergänzt Randolf Szegfü von Sescoi.
 Forderung Nummer zwei nach Durchgängigkeit im gesamten Rechnungswesen führte bei Bierlein & Schwarz sehr schnell zu einer spürbaren Kostenersparnis, denn die ehemals ausgelagerte Finanzbuchhaltung verursacht schon jetzt keine externen Kosten mehr. Martin Günther erklärt: ¿Während wir die Lohnbuchhaltung bereits immer im Haus hatten, haben wir auch die Finanzbuchhaltung wieder zurückgeholt. Wir wollen alle Daten über WorkPLAN erfassen und dann auf Datev übertragen. Beim Lohn funktioniert es bereits, bei der Finanzbuchhaltung ist die Schnittstelle inzwischen vorhanden, wird aber noch nicht genutzt.¿
 Da alle kaufmännischen Informationen wieder im Haus sind, geht mit der direkten Kostenersparnis auch ein Zeitsparfaktor einher. Das Suchen von Rechnungen oder anderen Informationen der Buchhaltung hat sich erledigt. Zudem entstehen keine Unregelmäßigkeiten durch die doppelte (interne und externe) Eingabe von Daten.
 Insgesamt sind die Werkzeug- und Formenbauer mit ihrer Entscheidung für WorkPLAN sehr zufrieden. Martin Günther resümiert: ¿Unsere Produktivität ist eindeutig gestiegen, denn Zeit wird in verschiedenen Bereichen gespart.¿ Um das zu belegen, hat er noch ein gut nachvollziehbares Beispiel parat: ¿Unsere Bürodamen sind deutlich entlastet, denn sie müssen heute wesentlich weniger Angebote und Lieferscheine schreiben. Im Sescoi-System sind die Vorlagen so perfekt vorgestaltet, dass sie von den Führungskräften der mittleren Ebene inzwischen selbst ausgefüllt werden ¿ und zwar schneller, als sie früher die Vorgaben für die Sekretärin vorbereitet hatten. Somit per saldo eine echte Zeitersparnis.¿
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