Von der Kundenanfrage im Internet zum Prototyp

Nicoletta Ceccato Im österreichischen Dornbirn in der Nähe des Bodensees ist die 1zu1 Prototypen GmbH ansässig. Der Anbieter von Prototypen aus Kunststoff und Metall empfängt seine Besucher in einem wunderschön restaurierten, alten Fabrik-gebäude und beweist, dass die Modellfertigung mit modernen RP-Maschinen in einem gepflegten Ambiente durchaus möglich ist. So wie sie Prototypen schnellstmöglich umsetzen, so rasch möchten sie auf Kundenanfragen reagieren: Intern gilt die Vorgabe, Interessenten innerhalb von 24 Stunden ein konkretes Angebot zu unterbreiten. Voraussetzung dafür ist eine lückenlose Anfrage, die sämtliche technologischen Anforderungen aus dem Portfolio von 1zu1 Prototypen an ein Modell bereits definiert. Um Kundenanfragen und deren Bearbeitung deutlich zu vereinfachen, setzt man auf eine umfassende, interaktive Lösung auf der eigenen Homepage, die mit dem ERP-/PPS-System JobDISPO von der Fauser AG verknüpft ist: Mit nur einem Mausklick verwandelt sich eine Anfrage in ein Angebot.

Die 1zu1 Prototypen GmbH hat sich auf die Herstellung von Urmodellen mit verschiedenen Verfahren wie Stereolithografie (STL), Selective Laser Sintering (SLS) oder Fused Deposition Modeling (FDM) spezialisiert und bietet Simulation von seriennahen Oberflächen und Metall-Prototypen in Originalwerkstoffen. Die Dornbirner Firma zeichnet sich durch spezielles Wissen im Bereich der mechanischen Fertigung von Prototypen aus Kunststoff und Metall mit Fünf-Achs-Fräsmaschinen aus. Pioniergeist und Innovation bestimmen die Denkweise der beiden Geschäftsführer Wolfgang Humml und Ing. Hannes Hämmerle. ¿Unsere Kunden haben eine genaue Vorstellung von ihrem Produkt, welche Funktionen es haben und wie es aussehen soll¿, erklärt Wolfgang Humml. ¿Um ihre Ideen in die Realität umzusetzen, legen wir größten Wert auf einen regen Dialog. Wir beraten den Kunden in den vielen Details der Materialisierung und setzen das Verfahren mit dem optimalen Kundennutzen ein.¿ Um beste Ergebnisse zu erzielen und effizient zu arbeiten, setzt 1zu1 Prototypen neben hochwertigen Maschinen und gut ausgebildetem Fachpersonal seit der Firmengründung 1996 auf die ERP-/PPS-Lösung JobDISPO ERP der Fauser AG und ist einer der ersten Kunden des Gilchinger Software-Herstellers. In dem System legt der Betrieb alle Projekte inklusive sämtlicher Arbeitsschritte an und steuert damit kaufmännisch den kompletten Auftrag bis zur Rechnung.
 Erhält 1zu1 Prototypen eine Anfrage, legt der zuständige Mitarbeiter in der Angebotsmaske in JobDISPO ERP ein Dokument an. Standardtexte und bereits in der Datenbank enthaltene Adressen übernimmt er einfach per Mausklick in dieses Formular. Die Vorgangsnummer vergibt die Software automatisch. Eine Besonderheit beim Prototypen-Spezialisten ist, dass verschiedene Kalkulationsparameter im System der Fauser AG hinterlegt sind, die je nach Projektanfrage automatisch greifen. Diese Daten erleichtern vor allem den Vertriebsmitarbeitern die Angebotserstellung.

Zahlreiche Anfragen
¿Die Angebotserstellung nimmt für uns einen sehr hohen Stellenwert ein. Innerhalb eines Jahres erhalten wir bis zu 1800 Anfragen, von denen zwischen 30 und 40 Prozent in einen Auftrag übergehen¿, berichtet Wolfgang Humml. Die Bearbeitung dieser riesigen Anfragezahl ist normalerweise mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. Hinzu kommt, dass 1zu1 Prototypen ein umfassendes Spektrum an Herstellungsverfahren anbietet. Die meisten Modelle entstehen mit dem Kunststoff-Vakuumguss oder im Rapid Prototyping mit Metall, wobei das Spektrum vom Prototypen-Feinguss über Sandguss bis hin zum Serien-Feinguss reicht. Hat der Kunde sich für ein Verfahren entschieden, müssen noch einige Details geklärt werden: ¿Die Prototypen sollen sowohl in Design als auch Funktion dem späteren Serienteil eins zu eins entsprechen. Das gilt auch für Farben und Oberfläche. Mit den Funktionsmodellen lassen sich bereits frühzeitig Fehler entdecken.  Ø
×  Und gerade der Faktor Zeit ist wichtig! Mit den Prototypen tragen wir dazu bei, Produktentwicklungszeiten deutlich zu verkürzen¿, erklärt Wolfgang Humml.
 Um die Angebotserstellung bei 1zu1 Prototypen noch weiter zu optimieren, die Bearbeitungszeit deutlich zu senken und damit bares Geld zu sparen, suchten die beiden Geschäftsführer Wolfgang Humml und Hannes Hämmerle nach neuen Wegen, um die internen Abläufe zu verbessern. Dabei sollten die bereits im Unternehmen vorhandenen Ressourcen von JobDISPO ERP genutzt werden. ¿Für unsere rund 350 Kunden wollten wir die Möglichkeit schaffen, Anfragen über das Internet abzugeben. Wir haben nun in enger Zusammenarbeit mit der Fauser AG und der Bregenzer Firma comerce GmbH eine interaktive Internetanwendung rea-lisiert¿, erzählt Wolfgang Humml. Die Schnittstelle JobINTER verknüpft die neue Internetanwendung mit dem ERP-/PPS-System JobDISPO und vereinfacht und verkürzt deutlich die Anfragebearbeitung. Die Anfragemaske kann der Kunde auf der Webseite www.1zu1prototypen.com ab Herbst 2003 abrufen. Sie beinhaltet sehr detaillierte Vorgaben für die Prototypenerstellung, aus denen der Kunde für sein Projekt ohne viel Aufwand auswählen kann.

Detaillierte Angebote online erstellen
Die neue Internetanwendung ist vollständig auf die Bedürfnisse von 1zu1 Prototypen zuge-schnitten. Stammdaten wie Adressen, Ansprech-partner oder die automatische, fortlaufende Nummerierung einer Anfrage aus dem Internet bezieht die Anwendung direkt aus der Datenbank von JobDISPO. Die Angebotsnummern werden immer im ERP-/PPS-System generiert, damit Folgedokumente wie Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder Lieferscheine eines jeden Projektes einheitlich nummeriert sind.
 In der Anfragemaske im Internet kann der Kunde den Liefertermin bestimmen, in einem Info-Feld seine Nachricht an die Firma 1zu1 Prototypen formulieren und nicht zuletzt seine genauen Produktwünsche angeben. Modell, Herstellungsverfahren, Oberflächenbeschaffenheit, Anzahl der Abgüsse und die exakte Farbe lassen sich per Mausklick in einem Drop-Down-Menü auswählen. Für jedes Teil gibt es eine eigene Zeile, in der die technischen Voraussetzungen definiert und dem Bauteil exakt zugeordnet werden. Der Kunde gelangt durch Login in diesen Bereich der 1zu1-Homepage und findet seine spezifischen Daten in der Maske bereits voreingestellt. Die Tabelle des Internetsystems kommuniziert dabei mit der Tabelle von JobDISPO ERP und erhält von dort die Daten: eine doppelte Datenhaltung und aufwändige -pflege entfallen. ¿Mit der Einbindung von JobDISPO ERP in die Internetanwendung ist es uns gelun-gen, das Management des Gesamtsystems zu vereinfachen¿, betont Wolfgang Humml.
 Damit in der interaktiven Kundenanfrage alles reibungslos funktioniert, mussten sämtliche grundlegenden Dinge wie die detaillierten Tech-nologieangaben und Herstellungsverfahren, die 1zu1 Prototypen anbietet, entsprechend genau definiert und eindeutig zuzuordnen sein. Nur so kann einfach und vor allen Dingen fehlerfrei ein Angebot generiert werden. Wenn der Kunde seine Anfrage in der Internetmaske komplettiert und abgeschickt hat, wird sie automatisch in JobDISPO ERP gespeichert und mit einer Vorgangsnummer versehen. Das System aktualisiert
sich alle zehn Sekunden. 1zu1 Prototypen erhält mit jeder neu eingegangenen Anfrage eine E-Mail-Nachricht. Der zuständige Vertriebsmitarbeiter kann nun die Daten prüfen und bei Bedarf Rücksprache mit dem Kunden halten. Abschlie-ßend betätigt er nur noch den Druckbutton: So schnell ist ein An-gebot fertig! Entweder verschickt er es als Pa-pierausdruck per Brief-post oder Telefax oder nutzt den in JobDISPO integrierten PDF-Mailer. Damit kann er direkt in der Faktura des ERP-/PPS-Systems von dem neuen Angebot eine PDF-Datei er-stellen und sie als An-hang per E-Mail an den Interessenten senden.

Eins zu eins kalkuliert
1zu1 Prototypen verwendet für die Ange-botserstellung das Kal-kulationstool im Inter- netsystem der comerce GmbH. Zum einen hat das Unternehmen dort für jeden Kunden spezifische Konditionen wie Rabatte hinterlegt. Zum anderen nutzt das Modul alle Kalkulationsformeln, die der Dornbirner Modellbauer intern definiert hat.
Berücksichtigt werden bei der Angebotserstellung alle Aufwände wie Materialzukauf, Stundensätze und Verkaufspreise. Dazu hat 1zu1 Prototypen rund 60 Parameter definiert, von denen momentan 20 im Gebrauch sind.

Workflow optimieren
Auf lange Sicht sollen bei 1zu1 Prototypen nicht nur Angebotsanfragen per Internet möglich sein. ¿Wir möchten das System und vor allem die Funktionalitäten stark ausbauen und für unsere Kunden weiter öffnen. Unser Ziel ist es, neben den Angeboten auch weitere Geschäftsprozesse wie Auftragsbestätigungen zu integrieren. JobDISPO ERP liefert uns dafür den gesamten Hintergrund, den wir für das Internet noch viel weiter nutzen wollen¿, ergänzt Wolfgang Humml. ¿Nicht zuletzt können wir so den internen Workflow deutlich optimieren.¿
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