Blick für die Details

Zur Optimierung der betriebswirtschaftlichen und der technischen Abläufe entlang der gesamten Wertschöpfungskette nutzt die Vision Lasertechnik für Forschung und Industrie GmbH seit Jahresbeginn das ERP-Programm SAP Business One – variatec BX ergänzt den Standard in den Bereichen, die für das Fertigungsmanagement benötigt werden. Unter anderem konnten die Niedersachsen auch dadurch die Umsatzbeinbrüche im Export flexibel ausgleichen.

Um als Auftragsfertiger die Anforderungen der etwa 1.700 Kunden erfolgreich zu erfüllen und die knapp bemessenen Lieferzeiten einzuhalten, sind bei Vision die betrieblichen Strukturen straff und überschaubar organisiert. „Auch die Teilevielfalt mit rund 6.000 Artikeln und die verschiedenen Produktionsstufen – Teilefertigung bei Produktionspartnern, Zusammenbau und Finishing in der eigenen Montage – stellten hohe Anforderungen an die Organisation unserer Unternehmensprozesse“, so Betriebsleiter Philip Becker.

Bislang wurden bei Vision Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft mit einer Bürosoftware mit Unterstützung von Excel, Word und Access abgewickelt. Damit konnten die anfallenden Aufgaben zwar bewältigt werden, die Lösung war aber nicht zukunftsfähig. Zu hoher Betreuungsaufwand sowie funktionale Leistungsgrenzen beziehungsweise fehlende Module – zum Beispiel für die externe Fertigung – veranlassten das Unternehmen im Sommer 2008 zu einer Neuorientierung. „Nach fünf Jahren Laufzeit war uns klar, dass die Software am Ende ihres Lebenszyklusses angekommen war“, beschreibt Philip Becker den Grund, diese Software durch eine moderne betriebswirtschaftliche Standardlösung zu ersetzen. Da darüber hinaus durch die neuen Medizinprodukte zusätzliche Vorschriften, wie zum Beispiel Referenznummern, CE-Kennzeichnung, Chargenrückverfolgung oder die ‚Medical Device Directives’ in ihren daraus resultierenden nationalen Gesetzen berücksichtigt werden mussten, gelten Qualitätsstandards nicht nur für die Rohmaterialien, die das Unternehmen einkauft – mit etwa 1.200 Lieferanten werden Geschäftsbeziehungen unterhalten – sondern auch für deren Aufbereitung und Verarbeitung.

Auf der Hannover Messe 2008 wurde Vision auf SAP Business One, die Mittelstandslösung der SAP AG, aufmerksam. „Bei unseren Erkundigungen hat uns vor allem die Produktvorführung der variatec AG beeindruckt, weil sie genau unsere Problematik berührte. Die variatec-Mitarbeiter beantworteten unsere Fragen kompetent und demonstrierten direkt auf dem Messestand entsprechende Lösungsansätze. Sehr schnell wurde uns dabei klar, dass variatec BX auf Basis von SAP Business One das für uns passende System ist.Im Juni folgte eine Präsentation in unserem Haus, bei der wir einen tieferen Einblick in das System gewannen.“

Ausschlaggebend bei der Entscheidung war schließlich die Bereitschaft von variatec, die Implementierung planseitig mitzugestalten. Das Lösungsportfolio des SAP Gold Channel Partners aus Anwendungssoftware, Einführungsmethodik, Wartung und Support war schlüssig, ein umfassendes Consultingkonzept von der Beratung bis hin zu After-Sales-Dienstleistungen wie Support standen hinter diesem Angebot. Darüber hinaus haben auch die langfristigen Strategien ebenso wie das Know-how der am Projekt beteiligten variatec-Mitarbeiter überzeugt.

Mit der Umstellung wartete man bis zum Jahresende, da zu dieser Jahreszeit die Geschäfte traditionell etwas ruhiger laufen. Bereits ab Herbst 2008 wurden die Mitarbeiter geschult. Dass selbst die umfangreichste Standardsoftware nicht alle individuellen Anforderungen abdecken kann, ist eine bekannte Tatsache, daher waren auch bei Vision kleinere Anpassungen notwendig. Das Programm hält dafür eine Vielzahl an Funktionen bereit, die allgemein für die Arbeit in einem Unternehmen gebraucht werden: Listen, Formulare, Masken, Menüs, Funktionen, Auswertungen oder Dialoge, die für das Unternehmen spezifisch und daher nicht im Standard enthalten sind, können individuell gestaltet werden und fügen sich nahtlos in das Gesamtsystem ein. Mit der drag&relate-Funktion zum Beispiel lassen sich betriebswirtschaftliche Abfragen mühelos ausführen. Dazu wird beispielsweise in der Maske ‚Angebotserstellung’ im operativen System ein Feld­inhalt wie Kunden- oder Artikelnummer mit der Maus angeklickt und der Inhalt auf eine Maske mit Auswertungsfragen gezogen (drag) und abgesetzt. Auf diese Weise werden die Daten miteinander verbunden (relate).

Implementiert wurde variatec BX auf einer neuen Serverumgebung. Zur Absicherung war das alte System nur noch 14 Tage parallel im Einsatz. Der einfache und klare Aufbau von variatec BX, die intuitive Benutzeroberfläche und die vertraute Windows-Umgebung verkürzten die Einarbeitungsphase erheblich. Je nach abzubildendem Geschäftsprozess war die Software schon nach wenigen Stunden einsetzbar.

Philip Becker: „Rund 95 Prozent unserer Geschäftsabläufe konnten mit den Standardfunktionalitäten von SAP Business One abgedeckt werden, zudem war über das sogenannte ‚Software Development Kit’ die Anbindung unseres Webshops, der bis zur Systemumstellung eine Insellösung war, einfach zu realisieren. Die Auftragsdaten mussten von einem System ins andere übertragen und ergänzt werden. Damit wurden unsere Mitarbeiter unnötig belastet. Bestellungen, die heute über das Internet eingehen, werden automatisch an die Unternehmenssoftware weitergeleitet. Das bedeutet nicht nur höhere Effizienz, sondern auch fehlerfreie Verarbeitung der Teilprozesse und verlässliche statistische Daten. Damit sind alle Funktionen für die Unternehmenssteuerung in einem einzigen System abgedeckt.“

Wie effizient das neue System arbeitet, wird mit einem Blick auf die Unternehmensabläufe deutlich. Vision verkauft in der Regel keine ‚Katalog’-Anlagen, in nur wenigen Tagen werden die Laseranlagen kundenspezifisch gefertigt. Wie in einem Baukastensystem sind die einzelnen Geschäftsprozesse in SAP Business One aufeinander abgestimmt. Geht eine Bestellung ein, legt die SAP-Anwendung automatisch einen Fertigungsauftrag an. Darauf hin wird eine produktbezogene Stückliste generiert, aus der sich spezifische Produktionsvorschriften ableiten lassen, die Stücklisten werden in variatec BX gepflegt. Über Anforderungen gehen Kaufteile direkt in den Einkauf, anschließend erfolgt die Bedarfsplanung. Das Ergebnis sind Bestellvorschläge beziehungsweise Fertigungsaufträge.

Im nächsten Schritt erstellt die Lösung Materiallisten, so dass alles Notwendige für die Produktion bereit gestellt werden kann. Anschließend geht der Auftrag in die Fertigung. Für Komponenten, die bei externen Produzenten gefertigt werden – alle Bauteile werden bei Produktionspartnern gefertigt und bei Vision montiert – wird dieser Fertigungsauftrag als ‚Bestellung’ gesendet. Die zugehörigen Komponenten liegen im entsprechenden ‚Produzentenlagerort’, das heißt, die Teile, die der ‚Komponenten’-Produzent für die Fertigung benötigt, bekommt er direkt vom Teile-Lieferanten geliefert. Die Rückmeldung des Fremdarbeitsganges erfolgt automatisch beim Wareneingang.

Über die permanente Lagerbestandsstatistik kann jederzeit die Bestandssituation abgerufen werden. Da so alle notwendigen Informationen in dem Lieferfluss jederzeit zur Verfügung stehen, können eventuelle Schwierigkeiten rechtzeitig bemerkt und abgefangen werden. “Durch unseren modularen Produkt-Baukasten und eine enge Anbindung unserer externen Produzenten mit einer taggenauen Anlieferung können wir kundenspezifisch ausgestattete Anlagen innerhalb nur weniger Tage liefern“, erläutert Philip Becker.

Schneller, besser, flexibler, so sehen die Verantwortlichen bei Vision die allgemeinen Vorteile ihrer Softwareimplementation. Gerade in Zeiten der Globalisierung mit immer weiter verzweigten Informationsflüssen ist das ein entscheidendes Kriterium. Die bessere Übersicht führt natürlich auch zu optimierten Prozessen, mit der Folge, dass sich die gesamte Wertschöpfungskette – vom Auftrag bis zur Auslieferung – transparenter gestaltet. Dazu kommt noch ein positiver Nebeneffekt: Die Effizienz der Prozesse trägt indirekt zu Kosteneinsparungen bei.

Philip Becker zieht ein abschließendes Fazit: „Dass wir die durch die weltwirtschaftlichen Turbulenzen bedingten Umsatzeinbrüche im Export rechtzeitig auffangen und durch eine verstärkte Nachfrage im Inland ausgleichen konnten, verdanken wir unserem modular aufgebauten Produktangebot, der Flexibilität unserer Mitarbeiter und externen Produktionspartner sowie den aussagekräftigen Informationen aus variatec BX auf Basis von SAP Business One. Denn nur wer den Überblick hat, sieht auch das Detail. Mit dieser Installation haben wir zum richtigen Zeitpunkt wichtige Weichen für die Zukunft unseres Unternehmens gestellt.“

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www.variatec.com